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lanyu (兰宇)
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浪费时间的内在因素及解决方法

摘自《时间管理：高效职业人士必备技能》浪费时间的内在因素及解决方法（一）【本讲要点】　　危机应付的原因及解决方法　　计划欠妥的原因及解决方法　　贪求过多的原因及解决方法　　事必躬亲的原因及解决方法导言　　使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。　　浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。　　浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。　　所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。　　你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。　　危机应付的原因及解决方法　　浪费时间的原因　　危机应付是浪费时间的内在因素，它造成时间浪费的主要原因有以下几个方面：　　◆不明白事情的重要性　　◆没有预期会发生问题　　◆反映过度把问题当危机　　◆看忙着救火　　◆做事拖延　　◆工作时间预算的不切实际　　◆机械故障、人为错误　　◆部属不愿透露坏消息　　◆因重要人物提出要求而引起的过度反应　　◆进度失控　　解决的方法　　(1)要明白事情的重要性　　解决方法是记录危机工作日志，分析危机的来源、原因、重要性以及可控制的因素。很多企业忘了教育员工，一定要有一种应变危机的措施，如果危机应付不当就很容易造成时间的浪费。防患于未然就是处理危机的应用之道。　　(2)对于没有预期会发生问题的解决方法解　　决方法就是要预期意外事故的发生。根据一名哲学大师莫非的第三定律，会出错的事终归要出错。因此把潜在的问题列出来，根据严重性及可能性分门别类，然后想出可能的防范的措施，或不可能防范的状况下减轻不良后果的步骤。　　(3)反应不要过度　　解决的方法有三种，可限制自己反映过度：　　◆不要理会不必要的问题　　◆把别人可以处理的事情分派出去　　◆只对付自己可以应付的问题　　(4)事前预防　　提高效率的解决方法就是预防，未雨绸缪胜过亡羊补牢。　　(5)做事不拖延　　首先认清延误重要行动会产生危机。为了在规定的期限内完成任务会产生很大的工作压力，工作压力会导致精神紧张，在神经紧张的情况下往往削弱判断能力，导致效率下降，最终形成做事拖延。所以主管首先应该有一种积极主动的态度，养成一种很好的习惯：每天的事情，都要做好总结，第二天一定要安排第二天的工作，不要让事情一拖再拖。　　(6)工作时间预算的要切实际　　每件事情所花的时间，要比想象的久。莫非第二定律也认为，人们往往高估自己的工作能力，结果把时间预算压缩得很短，其最后又不得不适当增加缓冲时间。　　(7)减少机械故障、人为的错误　　预期会发生此种状况，动用最能迅速有效调整弥补的资源，包括人力以及其它的资源。　　(8)部属要透露坏消息　　犯错是学习过程的观念，讨论所犯的错误，强调迅速报告坏消息有助预防危机的发生。　　(9)因重要人物提出要求而不要引起过度的反应　　要弄清楚他们真正的要求是什么，谁提出要求，需要何时达到要求，准备如何运用，是否有其他替代方法等。　　(10)进度的失控要防范　　解决办法是把所有重要计划都安排好时间，分段检查进度，以确定目标正在完成中。　　【自检】　　分析一下你的工作中存在哪些危机，如果有，都有哪些，你的应付危机的方法是什么？　　____________________________________________________________________ 　　____________________________________________________________________ 　　____________________________________________________________________ 危机是否存在改进的方法是否　　●不明白事情的重要性　　●没有预期会发生问题　　●反映过度　　 ●忙着救火　　 ●做事拖延　　 ●工作时间估算不切实际　　●机械故障、人为错误　　●部属不愿透露坏消息　　●因重要人物提出要求而引起的过度反应　　 ●进度失控　　补充　　计划欠妥的原因及解决方法　　浪费时间的原因　　浪费时间的第二个内在因素是计划欠妥，这是因为：　　◆不明白事情的重要性　　◆没有建立系统　　◆没有时间拟定计划　　◆以危机为导向，假设危机不可避免　　◆缺乏自律　　◆害怕许下承诺　　◆没有指出明确的结果　　◆无法指定工作的优先顺序　　◆假设计划被紧急事故破坏　　◆心里虽然有计划，却认为这计划还没有重要到可以写下来的地步　　解决的方法　　◆确立每一个小时的有效计划，执行时可以节省三四个小时，却能获得更好的结果。　　◆建立系统，包括计划表、每日的目标、优先次序、完成的期限，运用好整合组织系统。　　◆花时间拟定计划，拟定计划应有的优先次序。拟定计划初期虽消耗时间，但会以较少时间得到较佳成果。　　◆认清“危机不可避免”这种危机导向假设是一种错误的思想，大多数的危机都是能够预先得知的，多给自己一点时间，预先为偶发事故做好应变计划。　　◆要有自律，就强迫自己定好完成期限，尝试第一个月目标优先次序及每日计划，列出同时可提供的协助、监控进度、评估成果等。　　◆不要害怕许下承诺。你要学习的是设定目标，许下承诺，意味着你知道自己何时将达成目标。　　◆要指出明确的结果，当然重要结果被明确指出时，目标就比较容易设立，如果你没有把握重要的结果，就要指出明确的结果。　　◆指定工作的优先次序不是件很容易的事，却是所有管理工作最能提高生产效率的方法。决定好应该把心力集中于什么地方，认清安排优先顺序的三个标准，即长期的重要性、短期紧迫性、发展趋势。并且依照这三个标准排好次序，并依次排序列出它的目标，就可以根据这三个标准去完成任务。　　◆假设计划无论如何都会被紧急事故而破坏，怎么去提高效率，大多数的主管每天都会以相同或类似的方法浪费时间。虽然紧急事故可能把一天的工作打断，但如果这天的工作已经事先计划妥当，而且重要工作可以在紧急事故之前完成，或者是在紧急事故之后再做完，损失就可以减到最低。　　◆心里虽然有计划，但却认为这个计划没有重要到可以记录下来。很多人相信自己的记忆力很好，不用记。然而记忆力有时也会出错，所以在排定优先次序或完成期限以前，任何计划都必须白纸黑字记录下来。　　贪求过多的原因及解决方法　　浪费时间的原因　　浪费时间的内在因素的第三项是贪求过多，贪求过多会浪费时间，原因如下：　　◆不了解事情的重要性　　◆欠缺优先顺序与计划　　◆工作时间估算的不切实际　　◆遇到急事紧急反应，或反应过度　　◆野心太大，成就感要求过高　　◆渴望加深老板的印象过渡渴望表现合作的态度　　◆人手不足　　◆完美主义　　解决的方法　　(1)要了解事情的重要性　　提高效率的解决方法就是填写周详的工作计划，也就是分析自己是否有替同事或别人代劳的倾向。要多授权，因为有的人就不喜欢授权；要用最短的时间把事情做好，还要考虑这些事情谁做会更好的问题，这也需要运用授权。　　(2)制定优先顺序与计划　　依据四个重要的时段（每天、每周、每月、每年）设定目标，做好年计划、月计划、周计划，还有每日的计划。时间管理强调的就是这四个重要的时段，年计划如何去分解到每个月，每个月的计划如何去分解到每一周，同样的每一周的计划如何去分解到每一天，最后每一天的工作都是非常有序的，这样才能提高效率。　　(3)工作时间估算的要切实际　　必须认清每件事情所花的时间要比你想象的长，你不要估算说这件事情没事，你很快就能把它做好，这是一种内在的因素造成的管理不当，因此会造成效率不高，浪费时间。　　(4)遇到事情不要紧急反应　　分清事情的重要性，先问自己最坏的情况会怎么样？有的人会急于求成，往往没有分清事情的轻重缓急。常常这样问自己也是一种解决方法。　　对于反应过度，要限制自己的反应，真正的情况需要做合理的反应。　　(5)野心不要太大　　控制自己的野心，要合乎能力和情况，讲求实际很重要。　　(6)与老板长期共处　　探究老板真正的意图是什么，长期成功比短期的印象更重要。　　(7)适度表现合作的态度　　别再只是因为希望受人赞赏而来者不拒，要分清楚与人合作和帮人做事的差别，在不冒犯别人的情况下，要学会拒绝，要敢于拒绝。　　(8)人手要充足　　让部属掌握时间管理的技能，要每个人每天节省两个小时为目标。节约时间便可以节省成本，但这要靠长期的教育训练来引导部属。　　(9)标准的制定要适当　　把标准降到合理的程度，将时间分配得紧凑一些。　　事必躬亲的原因及解决方法　　浪费时间的原因　　管理层的人如果事必躬亲必然会引起时间的浪费。事必躬亲主要是因为他缺乏安全感，害怕失败；他对部下缺乏信心，觉得自己可以把工作做得更好更快；他觉得做事比管人舒服，希望人人都知道所有的细节，以至于不能够适当地控制工作量；还有一种情形就是管得过多，没有最终进度，人手不足，部属的工作过量，这些都是一种人为的因素。　　解决的方法　　1．管理人员的上级引导　　如何引导他？　　●学会让他独当一面　　●不断地教他要接纳错误，从错误中去学习　　●引导他如何授权，去信任部属，利用进度报告加以控制　　2．管理人员自身应注意　　●学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容。　　●把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现，并适当的控制工作进度。　　●如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一个阶段完成，而不要一次性的赋于他们更多的任务或事情。　　【总结】　　本讲主要对危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲这四种内部干扰因素进行分析，提出了具体的解决之道。如今这个年代，不产生价值的时间被认为是损耗掉的，或者是消费掉的，浪费时间是最奢侈的消费。任何人都没有足够的时间，然而每一个人又拥有自己的全部时间。这就是著名的“时间悖论”。时间是一种被相等地分配给所有人的资源。

我们常常无法做伟大的事，但我们可以用伟大的爱去做些小事。 ——特蕾莎修女

2005-11-24 20:42

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浪费时间的外在因素及解决方法（二）【本讲要点】　　权责混淆的原因及解决方法　　沟通不良的原因及解决方法　　进度失控的原因及解决方法　　资料不全的原因及解决方法导言　　使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。　　浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。　　浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。　　所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。　　你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。　　权责混淆的原因及解决方法　　浪费时间的原因　　权责，其中权是指职权，是完成你所负责工作的权利；责是责任，是谁有义务做什么工作的问题。　　权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素。主要表现在：　　◆权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。　　◆权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。　　【案例】　　某公司的总经理聘用了一位秘书 A，这名秘书上班不到一个星期，出差的董事长在外面打电话到总经理室，秘书A接了电话。董事长交代了很多事情叫他去办，A非常负责任，把事情都安排好了。其中有一件事情，就是帮董事长定机票。后来由于行程更改，机票又只得重新订了。　　你认为这个秘书的问题出现在哪里呢？　　事实上问题出在这个秘书身上。她非常负责任，但是买机票的行程她应该与董事长的秘书协商，或者把这个事情交给董事长的秘书或办公室的成员去处理。她的职责是总经理的秘书，董事长交代她买机票，她也应该买，但她应该去跟别人协调。她直接独揽完成了，这就出现了权责混淆问题。　　解决的方法　　(1)定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定　　(2)权责对等　　◆交出职责时一定要授予同等的职权。　　◆主动检讨并提供对等的职权。　　【案例】　　某公司销售部的一名副经理 A计划对销售人员做一次培训，他直接跟外面的一些培训师资联络、讨论，甚至谈到报酬问题。可是公司的人力资源部主管B，在他的年度计划里已经安排在某一段时间对销售部的员工进行类似的培训。这就造成了权责混淆，没有做好协调工作，造成公司无谓的浪费。　　公司的人力资源部要跟销售部协调。所有的培训工作应该是由人力资源部的培训主管统筹办理的。销售部要做培训，应该把培训的时间、培训的地点、师资的要求等统一交给培训部门的主管来负责。　　上例中销售部要办培训，他的上级主管销售部的总监或者销售部的总经理，可能批示了，在批示之前可能以为 A已经协调好了，所以公司便投入时间、投入精力。但是公司人力资源部已经安排了销售培训，而销售部又在办，所以出现了重叠培训现象。这是因为权责不明，没有充分的沟通与协调。销售部承办培训的人，没有主动地去跟人力资源部统一和协调培训事宜，造成权责混淆。因此在发生权责混淆情况时，应该主动检讨工作项目重叠的可能性。　　沟通不良的原因及解决方法　　浪费时间的原因　　一个群体，一个团队的士气是否高昂，彼此之间的融洽度是不是良好，一个重要的原因就是沟通，沟通不良是造成浪费时间的原因。　　1.不明白事情的重要性　　上例中那个秘书主动承揽了一些事情，但她不明白事情的重要性，没有去沟通，造成了一些不好的影响。　　2.没有时间　　没有安排时间，让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通，大家彼此表述一下对工作、对目标的一些看法。往往是你做你的，我做我的，彼此之间没有互通信息，甚至也不知道如何去协调。一个团队沟通不良，这个单位的主管要负完全责任。　　3.没有倾听　　没有学习倾听，每个人的工作都是绝对的重要，你说你的重要，我说我比你的还重要，那到底谁最重要呢？所以不知道事情的重要性，因为没有安排时间来沟通，大家对事情不了解，就是没有所谓的倾听。要知道，上帝给你两只耳朵，就是要让你多去听听别人的意见。　　4.沟通的目的不明确　　有沟通但不知道沟通的目的是什么，为什么事情而去交流、交换信息，或者说是去协调。沟通目的不明确也会造成时间浪费。　　5.时机不当　　有时候地点不对，方式不对，人不对，时机不当也很难沟通。　　6.沟通的机会不够　　沟通的机会不够，彼此之间在有些事情上经过日积月累，往往会有一些不良的因素存在，因此要制造便于沟通的机会。一个企业最大的责任是在做到为社会尽责任的，同时，它也在追求利润最大化，而追求利润最大化和尽到社会的责任都有一个目的，就是要让这个团队更具生产力和凝聚力，因此把时间安排好，让员工了解沟通的重要性就很重要。　　解决的方法　　沟通的方式有很多，有电话沟通、口头沟通、文字沟通、信件沟通等方式。训练或者培育一个人沟通的技巧，改善沟通的步骤，关键是如何去沟通，怎样去运用沟通的工具。不管用电话也好，语言也好，文字也好，应该选择什么方法和步骤，要仔细思考。　　1.学习改善沟通的技巧　　（ 1）学会倾听　　在沟通不良造成浪费时间的时候，你要学习的是做一位好听众，这对每一个人都很重要。团队成员中每一个人的工作都是非常重要的，各有各的难度，但是彼此之间应该都有一个共同的目标，就是希望让这个团队、让这个公司更好。每一个人首先要学习的是接纳别人和尊重别人，做一个好听众。　　（ 2）使用恰当的字眼　　沟通时要使用恰当的字眼。　　例如总务部的一个职员，马上要买一件东西，首先得到上级批示，然后去取款。假设你是一个财务人员，在取款的过程中，可能是程序错了，或者步骤错了，不能取款。如果你对他说：不行，没有签字就不能取款。那样就造成了沟通不良。使用恰当字眼，你就应该学习这样说：我非常理解你的难处，同时我也知道这个事情对你的重要性，我只是做个建议，您不妨再让你的经理签个字，如果没有问题我们马上就拨款。　　（ 3）运用非语言式的沟通　　天下有三大利器，舌尖、笔尖、刀尖。人们常常都是靠语言，但是除了语言以外还有很多可以沟通的方式，例如你可以用善意的微笑，这也是最好的沟通方式。　　2.改善沟通技巧的步骤　　首先弄清目的。如果你不清楚自己为什么要传达这个信息，就会表现出一种没有把握的态度而破坏了沟通的进行。　　选择适当的渠道。可以用口语沟通，电话沟通，也可以发一个 E-mail沟通，甚至可以私下喝杯咖啡来沟通。　　尽可能以最少的干扰选择适合接收者接收的信息。传达信息特别重要的是注意自己的用字措辞，要求对方给予反馈，做个好听众，排除偏见，以开放的心态去跟别人谈话。　　【自检】　　在你的工作中曾发生过沟通不良的情况吗？请分析一下沟通不良的原因，并提出应如何解决。沟通不良的原因是否存在改进计划是√ 否╳ ●不明白事情的重要性 ●没有时间 ●没有倾听 ●沟通的目的不明确 ●时机不当 ●沟通的机会不够　　补充 : 　　进度失控的原因及解决方法　　浪费时间的原因　　进度失控造成的浪费时间就是不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告。　　解决的方法　　解决的方法就是拟定计划。什么时候完成什么事情，由谁来执行，完成以后向谁汇报等程序问题，要拟定详细的计划。要求自己所有重要的工作都应该有进度报告，每一天都要控制的进度。如果你的进度没有完善，或者没有去做进一步的检查，就会造成浪费时间。　　资料不全的原因及解决方法　　浪费时间的原因　　◆不明白事情的重要性。　　◆没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。　　解决的方法　　◆认清事情的重要性，排出优先顺序。　　◆系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。所以在拟定计划作决定时，给予成果的反馈，任何资料都要派上用场，还要对资料进行归档和储存。　　【总结】　　本讲对权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全这四种外部因素进行了分析并提出了解决之道。重点对权责混淆、沟通不良这两种因素进行了分析。

我们常常无法做伟大的事，但我们可以用伟大的爱去做些小事。 ——特蕾莎修女

2005-11-24 20:43